Das Schulgesetz regelt die Durchführung von Elternversammlungen im §98.
(1) Die Eltern der Schülerinnen und Schüler einer Klasse kommen nach Bedarf, jedoch mindestens einmal im Schuljahr, zur Elternversammlung zusammen. Wird der Unterricht in einem Kurssystem erteilt, bilden die Eltern für jeden Schülerjahrgang eine Elternversammlung.
(2) Die Elternversammlung dient der Unterrichtung der Eltern über die geplante Unterrichtsgestaltung, Schulbücher und andere Fragen von allgemeiner Bedeutung für die Klasse (den Schülerjahrgang). Die Eltern erörtern mit den Lehrkräften die Angelegenheiten der Erziehung und des Unterrichts, die die Schülerinnen und Schüler gemeinsam betreffen, einschließlich Fragen des Sexualkundeunterrichts.
Die Anzahl der Elternversammlungen bestimmen Sie. Eine Versammlung pro Schuljahr ist Pflicht, in den meisten Fällen werden zwei, je eine pro Schulhalbjahr durchgeführt. Den Ort, die Zeit und die Art der Gestaltung können Sie selbst bestimmen. Aber stimmen Sie sich mit den Beteiligten ab.
Wichtig: Die Initiative für das Zusammentreten der Elternversammlung geht vom Klassenelternbeirat aus, nicht von der Schule!
Die häufigste und gängigste Form der Elternversammlung ist der Elternabend. Weitere Möglichkeiten sind hier Elternstammtisch, allgemeine Treffpunkte, Wahlen (Neuwahlen, Nachwahlen) etc.
1. Termin und Zeit festlegen
Liegt der Termin so, dass möglichst viele Eltern kommen können? Haben alle Klassenelternbeiratsmitglieder Zeit? Läuft nicht gerade ein interessantes Fußballspiel im Fernsehen? Finden parallel keine Schulveranstaltungen oder örtliche Veranstaltungen statt, an denen Eltern teilnehmen wollen oder müssen? Können die erwünschten Gäste, Referenten, Lehrkräfte an diesem Tag teilnehmen?
Die Abstimmung eines Termins zur Elternversammlung sollte unbedingt mit der Tutorin/dem Tutoren abgestimmt werden, um sicherzustellen, dass sie/er auch kommen kann.
Gängig sind Abendtermine und eine Dauer von ca. 2 Stunden
Erkundigen Sie sich für die Organisation der Versammlung nach den Bedingungen der Schule ( Hausmeisterpräsenzzeiten / Nutzung der Räume / Heizungszeiten / Ausstattung / Schlüsselfrage usw.).Die Tutorin / der Tutor hat hier bestimmt die richtigen Tipps für Sie, einen Schlüssel hat sie / er auch.
2. Tagesordnung aufstellen Thema wählen
Wer legt das Thema fest? Gibt es Wünsche von Eltern oder Lehrkräften zu bestimmten Themen? Haben Sie ein Schwerpunktthema?
Vergewissern Sie sich bei den Eltern, ob Sie für die Einladung eine Tagesordnung aufstellen sollen es ist Ihnen nicht vorgeschrieben.
Beschränken Sie sich nach Möglichkeit auf ein sogenanntes Schwerpunktthema und veranschlagen Sie nur kürzere Zeit für Formales.
Die Themen muss sich der Klassenelterbeiratsvorsitzende nicht alleine ausdenken, er sollte das im Team mit den Vertretern und der Tutorin/dem Tutoren festlegen.Fragen Sie die Eltern bei den Elternversammlungen nach Themen für das nächste Mal.
Je interessanter ein Thema ist, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass viele kommen z.B. sammeln Sie auf der ersten Versammlung Wunschthemen der Eltern oder die Fragen, die diese im Lauf des Jahres gern mit allen zur Sprache bringen möchten oder fragen Sie am Ende der Versammlung nach Wünschen für das nächste Mal.
Was ist das Ziel / sind die Ziele der Versammlung? Sind die Modalitäten klar?
Je klarer die Versammlungsleitung weiß, welches Ziel angestrebt wird, umso leichter ist es für Sie, den roten Faden zu behalten, und für die Teilnehmenden zu verfolgen, worum es geht.
Ziele könnten sein:
3. Aufgaben klären und / oder verteilen
Wer im Klassenelternbeirat macht was im Rahmen der Versammlung? Wissen die eingeladenen Lehrkräfte / Gäste / Referenten, was von ihnen erwartet wird und wie viel Zeit ihnen eingeräumt werden soll? Gibt es Material / Papiere vorzubereiten?
Zu leisten sind in der Regel: Terminabsprachen, Raumbestellung, Schreiben der Einladung, Leitung der Versammlung selbst, Kontakt mit möglichen Referenten, Kopieren von Informationsmaterial für die Eltern u.ä.
4. Einladungen schreiben
Liegt die Einladung rechtzeitig vor? Sind die Tagesordnungspunkte / Themen in der Zielsetzung klar? Sind die formalen Angaben ( Ort / Raum /Zeit...) korrekt und optisch gut sichtbar?
Der Klassenelterbeiratsvorsitzende lädt alle Eltern "seiner" Klasse sowie alle gewünschten Gäste (einschließlich der Tutorin / des Tutors) schriftlich mindestens eine Woche vor Beginn der Elternversammlung ein.
Die Einladung enthält den genauen Zeitpunkt, den Ort sowie die Themen der Elternversammlung.
Erkundigen Sie sich nach den praktikabelsten Wegen des Verteilens (per Post / Email / Fax). In der igf hat sich durchgesetzt, dass die Tutorin / der Tutor die Einladungen von Ihnen erhält und diese über die Kinder an die Eltern weiterleitet, bzw. die Einladungen in die Postfächer der eingeladenen Fachlehrer/innen legt.Erstellen Sie eine ausreichende Anzahl von Kopien der Einladung, die Lehrer sind kein CopyShop.
Lehrkräfte sind verpflichtet zu kommen und für Informationen zur Verfügung zu stehen, wenn Sie sie ausdrücklich zu einem Thema hören wollen.
Gute Klassenelternbeiratsarbeit ist oft das Ergebnis gelungener Teamarbeit. Ständiger Informationsaustausch der Mitglieder untereinander und zwischen den beteiligten Tutorinnen / Tutoren und Ihnen, frühzeitige Absprachen bei Verabredungen, offener Austausch und faire Auseinandersetzung bei Konflikten und nicht zuletzt Nutzbarmachung Ihrer Interessen, Kenntnisse und Fähigkeiten für die Arbeit miteinander und zum Nutzen für die Eltern der Klasse sind wichtige Aspekte dabei.
Verteilen einer Liste mit Namen, Anschriften und / oder Telefonnummern, evtl. Emailadressen der Kinder und der Lehrkräfte; prüfen Sie, ob Listen für Telefonketten erwünscht sind oder Sinn machen ( Achtung: Eine eigenständige Erhebung dieser Daten durch den Klassenelternbeirat ist aufgrund datenschutzrechtlicher Vorschriften nicht zulässig! Eine entsprechende Liste hat die Schule dem Klassenelternbeirat zur Verfügung zu stellen.)
Der Klassenelterbeiratsvorsitzende
Falls erwünscht: Entscheiden Sie gemeinsam, ob Sie die Gesprächsleitung z.B. folgendermaßen verteilen: Person A: Gesprächsleitung; Person B: Notieren der Meldeliste bei Diskussionen; Person C: "Zeitwächter", sprich die Person, die auf die noch zur Verfügung stehende Zeit hinweist oder das Ende der Zeit vermerkt. Dieses Vorgehen kann alle Beteiligten entlasten.
Sie können auch die einzelnen Teile der Versammlung im Elternbeirat abwechselnd leiten.
Beginnen Sie pünktlich. "Bestrafen" Sie die rechtzeitig erschienenen Gäste nicht dadurch, dass ihr rechtzeitiges Kommen nicht gedankt wird
Stellen Sie Gäste oder Referenten vor.
Lassen Sie sich ggf. die Tagesordnung genehmigen und/oder ergänzen Sie bei Bedarf die Punkte, die sich im Laufe der Elternversammlung ergeben können.
Bedenken Sie bitte: Alle anwesenden Lehrer/innen sind Ihre Gäste, die auch wie Gäste zu behandeln sind.
Bemühen Sie sich darum, nicht Ergebnisse vorwegzunehmen oder Meinungen zu werten als Gesprächsleitung gilt es, Neutralität zu bewahren. Wenn Sie selbst mitdiskutieren oder einen einzelnen Beitrag leisten wollen, geben Sie solange die Gesprächsleitung ab. Sie können sich selbst auch auf die Rednerliste setzen.
Vergewissern Sie sich bei den Eltern, ob ein Protokoll und eine Anwesenheitsliste geführt werden sollen. (Ausnahme: Die Wahlversammlung muss protokolliert werden.) Sie sind dazu nicht verpflichtet und die Erfahrungen sind unterschiedlich damit. Einige befürworten es, um die laufende Arbeit zu dokumentieren, um verhinderte Eltern informieren zu können oder um Material für den Austausch zwischen den Klassenelternvertreterinnen und vertretern zu haben.
Sollten Sie ein Protokoll schreiben wollen, legen Sie vorher fest, wer es schreibt, welchem Zweck es dienen und wie es abgefasst werden soll.
Sind Wahlen (oder Nachwahlen) zum Klassenelternbeirat Bestandteil der Tagesordnung, so führen Sie diese Wahl als ersten Tagesordnungspunkt durch; die Gäste können dann für etwa eine halbe Stunde nach Wahlbeginn eingeladen werden.
Fragen Sie nach der Versammlung die Beteiligten, ob es Verbesserungsvorschläge für den Ablauf der nächsten Sitzung gibt.
Am Ende schließen Sie die Elternversammlung.
Es ist arbeitserleichternd, ein Formular zu entwerfen, das Sie entsprechend schnell ausfüllen können.
Verabreden Sie, wer dieses Protokoll genau erhält und wie das geschehen soll. Empfehlenswert ist, die Verabredung dazu auch allen anderen Beteiligten (Schulleitung, Lehrkräften, Schulelternbeirat) mitzuteilen, damit klar ist, wer was zu welchem Zweck erhält.
Sollten Sie ein Protokoll üblicherweise schreiben wollen, dann muss dies als 1. Tagesordnungspunkt auf der nächsten Elternversammlung vorgelegt und als genehmigt oder entsprechend korrigiert verabschiedet werden.
Grundsätzlich gilt: sammeln Sie Ihre eigenen Themen in der Elternschaft der Klasse oder Schule und entscheiden Sie gemeinsam über Ihre Prioritäten!
Die Lehrkräfte sind verpflichtet, Ihnen Auskünfte über ihre Arbeit in der Klasse und im Fach darzulegen. Daraus ergibt sich bereits eine große Anzahl von thematischen Anknüpfungspunkten wie Unterrichtsinhalte, Methoden des Lehrens und Lernens, Anforderungen an die Kinder und Jugendlichen, Kriterien für die Benotung, soziales Miteinander oder Konflikte und der Umgang damit, die Planung einer Klassenreise um nur ganz wenige zu nennen.
Sie können sich bei der Themenwahl von folgenden Fragen leiten lassen: